Instance Adhocracy

Anleitung für ModeratorInnen

Inhaltsverzeichnis

1. Neue Gruppe einrichten
1.1 Startseitentext einstellen
1.2 Startseitentext formatieren
1.3 Startseitentext ein- und ausklappen
1.4 Bilder und Videos in den Startseitentext einbetten
1.5 Logo hochladen
2. Nutzerprofil für die/den AdministratorIn
3. NutzerInnen in die Gruppe einladen
4. Newsservice benutzen: NutzerInnen aktivieren und informieren
5. NutzerInnen Feedback geben
5.1 Persönliches Feedback (für den Verfasser eines Vorschlags)
5.2 Feedback für die gesamte Gruppe
5.3 Feedback für alle in einem Vorschlag aktiven NutzerInnen
6. Bei Missbrauch: Vorschläge und Kommentare löschen
7. NutzerInnen bei Missbrauch ermahnen
8. NutzerInnen aus dem Diskussionsprozess ausschließen
9. Benutzerbadges anlegen
10. NutzerIn ein Benutzerbadge geben
11. Nutzerrechte festlegen bzw. ändern

II Wichtigste Moderationsfunktionen für die voreingestellten Beteiligungsprozesse

Voreingestellte Prozesse
1. Wenn „Ideen sammeln“ aktiviert ist (Vorschläge)
1.1 Sich einen Überblick über die Nutzeraktivität verschaffen (1): Gruppe folgen und Emailbenachrichtigungen einrichten
1.2 Sich einen Überblick über die Nutzeraktivität verschaffen (2): Vorschläge filtern
1.3 Vorschläge sortieren und kennzeichnen: "Badges für Vorschläge" und "Status-Badges"
1.3.1 "Badges für Vorschläge" anlegen/ändern
1.3.2 "Status-Badges" anlegen/ändern
1.3.3 Einen Vorschlag mit einem Badge kennzeichnen
1.4 Themen clustern: mit "Kategorien" arbeiten
1.4.1 Kategorien als thematische Sortierung in "Vorschlägen"
1.4.2 Kategorien als eigene Seite
1.4.3 Kategorien von Vorschlägen ändern oder löschen
2. Wenn "Ideen planen" aktiviert ist (Termine)
2.1 Mit "Terminen" arbeiten
2.2 Sich einen Überblick über die Nutzeraktivität verschaffen: Gruppe folgen und Emailbenachrichtigungen einrichten
2.3 Vorschläge sortieren und kennzeichnen: "Badges für Vorschläge" und "Status-Badges"
2.4 Themen clustern: mit "Kategorien" arbeiten
3. Wenn „Texte gemeinsam bearbeiten“ aktiviert ist (Beschlüsse)
3.1 Was sind "Beschlüsse" und wo finde ich sie?
3.2 Einen neuen "Beschluss" anlegen/ändern
3.4 Sich einen Überblick über die Nutzeraktivität verschaffen: Gruppe folgen und Emailbenachrichtigungen einrichten
4. Weitere Einstellungsmöglichkeiten
4.1 Die Kategorienseite
4.2 Die Terminseite

Die Anleitung für ModeratorInnen ist in zwei Abschnitte unterteilt:

1. Im ersten Abschnitt werden allgemeine Informationen zum Einrichten einer Gruppe gegeben.
2. Im zweiten Abschnitt werden die Funktionen der verschiedenen Beteiligungsprozesse erörtert.

1. Neue Gruppe einrichten

Im Folgenden werden die Einstellungsmöglichkeiten für ModeratorInnen und AdministratorInnen für die einzelnen Seiten der Adhocracygruppe erläutert.

Hier ein Überblick über die Module einer Adhocracy-Gruppe:

Übersicht-/Startseite, Vorschlagsseite, Terminseite, Beschlussseite, Kategorienseite, Mitgliederseite.

1.1 Startseitentext einstellen

Die Übersicht- oder Startseite hat den Zweck, den NutzerInnen wichtige Informationen über das Beteiligungsprojekt zu vermitteln. Die ModeratorInnen und AdministratorInnen können diese Informationen einstellen und bearbeiten. Außerdem können sie auf der Startseite Bilder, Filme und Grafiken embedden, um die Ziele des Beteiligungsprojektes zu veranschaulichen.

Um den Startseitentext der Gruppe einzustellen und zu editieren, klicken Sie auf den Button "Bearbeiten" auf der Übersichtsseite Ihrer Gruppe.

Unter dem Feld „Name der Gruppe“, können Sie den Namen der Gruppe eingeben bzw. ändern. In dem Feld „Beschreibung“, können Sie den Startseitentext einstellen. Dieser Text kann zu jedem Zeitpunkt geändert und aktualisiert werden.

1.2 Startseitentext formatieren

Der gesamte Startseitentext kann mit Markdown- oder HTML-Befehlen formatiert werden. Ein Überblick über die wichtigsten Befehle befindet sich in den „Formatierungshilfen“ unterhalb des Beschreibungsfensters.

Dort erhalten Sie Informationen darüber, wie Sie den Startseitentext formatieren, kursiven oder fettgedruckten Text eingeben oder Bilder, Grafiken und Links einbetten können.

1.3 Startseitentext ein- und ausklappen

Achtung: der Startseitentext sollte alle Informationen auf einen Blick geben! Zu lange und ausführliche Texte werden selten gelesen. Wenn Sie dennoch Ihren NutzerInnen zusätzliche Informationen geben wollen, können Sie diese als einzelne Absätze an gewünschter Stelle in den Startseitentext einstellen und ein- und ausklappbar machen. Die Informationen werden im Startseitentext dann nur angezeigt, wenn ein/e NutzerIn auf den Befehl „Mehr anzeigen“ klickt. So können interessierte NutzerInnen auch die Zusatzinformationen lesen, ohne dass der Text abschreckend lang wirkt.

Um Textteile ein- und auszuklappen, umranden Sie diese mit drei runden Klammern, wie im Beispiel:

(((Absatz mit zusätzlichen Informationen zum Projekt und Verfahren.)))

Speichern Sie ab.

1.4 Bilder und Videos in den Startseitentext einbetten

Zur Veranschaulichung der Ziele oder des Ablaufs des Beteiligungsprozesses, können Sie Bilder oder Videos in den Startseitentext einbetten.

Achtung: die Bilder können nur eingebettet werden! Sie werden nicht auf die Weise eingestellt, die man es von Microsoft Office kennt. Einbetten bedeutet, dass Sie die Bilder zuerst in einer Mediathek oder auf einer Video-Onlineplattform (wie zum Beispiel Youtube oder Vimeo) hochladen und anschließend auf die Startseite verlinken. Nach dem Hochladen klicken Sie auf den „Teilen“-Link oder -Button, der sich auf der Video-Plattform befindet. Den Link, den Sie angezeigt bekommen, kopieren Sie. Dann fügen Sie ihn an gewünschter Stelle in der Adhocracystartseite ein. Bitte nutzen Sie dazu den Markdown-Befehl für das Einbetten von Bildern, der in den Formatierungshilfen steht.

(Wo sich der Teilen-Befehl genau befindet, ist je nach benutzter Plattform oder Mediathek unterschiedlich. Bitte schauen Sie dazu in die Hilfeseiten Ihrer Mediathek oder Ihrer Videoplattform.)

Hier ein Beispiel, wie man an den Link eines Bildes gelangt. Einfach per Rechtsklick die Bildadresse kopieren und per Markdown-Befehl in der Adhocracy instanz verlinken.

Achtung: Der/die ModeratorIn/AdministratorIn sollte sich vor dem Einbetten der Bilder mit den Bildrechten vertraut machen. Es dürfen nur Bilder oder Videos auf Adhocracy eingebettet werden, die unter einer freien Lizenz stehen bzw. bei denen die Zustimmung des Urhebers vorliegt.

1.5 Logo hochladen

Die/der ModeratorIn/AdministratorIn kann für die Gruppe ein Logo oder ein Hintergrundbild hochladen.

Logo hochladen

Das Logo erscheint neben dem Namen der Gruppe. Dazu klicken Sie auf „Einstellungen“ auf der Startseite. Unter dem Feld, in dem der Startseitentext steht, können Sie eine Datei für das Logo hochladen. Empfohlen werden hierfür aufgrund der Qualität .png-Dateien. Das Logo kann jederzeit gelöscht bzw. geändert werden.

2. Nutzerprofil für die/den Moderatorin/AdministratorIn

Allen ModeratorInnen und AdministratorInnen wird empfohlen, sich ein Nutzerprofil anzulegen, damit die NutzerInnen sie online erkennen und kontaktieren können.

Das Administratorenprofil ist wie jedes Nutzerprofil aufgebaut (siehe „Benutzerprofil bearbeiten“). Zum Bearbeiten des eigenen Profils, fahren Sie mit der Maus über Ihren Benutzernamen in der obersten rechten Ecke des Bildschirms. Anschließend wählen Sie die Option „Profil bearbeiten“. Das Dropdownmenü ist konstant auf jeder Seite der Adhocracy-Plattform erreichbar.

Es können dann in einem neuen Fenster ein Benutzername, die gewünschte Sprache, ein Benutzerfoto und eine Kurzbiographie eingestellt werden.

3. NutzerInnen in die Gruppe einladen

ModeratorInnen und AdministratorInnen können NutzerInnen in ihre Adhocracy-Gruppe einladen. Sie haben die Möglichkeit, automatisiert über die Adhocracy-Plattform eine Email-Einladung an eine Gruppe von NutzerInnen zu verschicken, und für sie automatisch Benutzeraccounts generieren zu lassen. Hierfür benötigt man die Emailadressen der Einzuladenden. Die NutzerInnen erhalten eine Emaileinladung und einen Aktivierungslink, mit dem sie ihren Benutzeraccount einfach freischalten können. Auf diese Weise entfällt die Hürde der Registrierung.

Die Funktion „Mitglieder Importieren“ befindet sich auf der Mitgliederseite (siehe in diesem Kapitel Punkt 1 „Neue Gruppe einrichten“ ), auf der rechten Seite über der Filter-Liste. Kontaktieren Sie den Liquid Democracy e.V. hier wenn Sie TeilnehmerInnen in ihre Gruppe einladen wollen. Wir beraten Sie zum besten Verfahren.

4. Newsservice benutzen: NutzerInnen aktivieren und informieren

Die/der ModeratorIn/AdministratorIn kann die NutzerInnen direkt ansprechen, beispielsweise um

sie auf Neuigkeiten aufmerksam zu machen
eine neue Projektphase anzukündigen
einen Termin anzukündigen
um die NutzerInnen auf neue eingestellte Vorschläge aufmerksam zu machen
oder um die NutzerInnen über die Umsetzung der Vorschläge zu informieren.

Zu diesem Zweck befindet sich auf der Mitgliederseite der Button „Mitteilung an Mitglieder“.

In dem neu geladenen Fenster (siehe unten), filtert man zuerst die in der eigenen Adhocracy-Gruppe angemeldeten NutzerInnen. Zusätzlich kann man bei Bedarf NutzerInnen nach eingestellten Benutzerbadges filtern. Es erhalten dann nur NutzerInnen eine Nachricht, die durch dieses Badge gekennzeichnet sind. Wenn man beispielsweise nur den „AdministratorInnen“ eine Mitteilung senden will, kann man die mit dem Badge „AdministratorIn“ gekennzeichneten Mitglieder auf diese Weise herausfiltern.

Darunter kann ein Betreff der Nachricht eingegeben werden und der Hauptteil der Nachricht. Setzen Sie einen Haken, um die allgemeine Signatur zu aktivieren:

„Sie erhalten diese Nachricht, da Sie den Benachrichtigungsdienst auf Plattform X aktiviert haben. Sie können Ihre Benachrichtigungseinstellungen auf der folgenden Seite verändern:x“

Sie können des Weiteren noch einstellen, von welcher Emailadresse die Einladungen verschickt werden sollen. Die NutzerInnen erhalten die Nachricht an die von ihnen bei der Registrierung hinterlegte Emailadresse. Durch das klicken von „Vorschau“ gelangen Sie zu einer Übersicht, von der aus Sie die Nachricht verschicken können.

5. NutzerInnen Feedback geben

Der/die ModeratorIn/AdministratorIn sollte den NutzerInnen möglichst zeitnah Feedback zu den eingebrachten Vorschlägen geben. „Feedback“ bedeutet, dass der/die ModeratorIn/AdministratorIn den NutzerInnen Rückmeldung zum Bearbeitungsstand der Vorschläge geben sollte. Dazu hat der/die ModeratorIn/AdministratorIn unterschiedliche Möglichkeiten: er/sie kann

persönliches Feedback geben, das an den Urheber eines Vorschlags geschickt wird
Feedback geben, das für alle NutzerInnen in der Gruppe sichtbar ist
Feedback für alle in einem Vorschlag aktiven NutzerInnen geben

Grundsätzlich wird empfohlen, von allen Möglichkeiten gleichzeitig Gebrauch zu machen.

5.1 Persönliches Feedback (für die/den VerfasserIn eines Vorschlags)

Der/ die ModeratorIn/AdministratorIn kann jede/n NutzerIn, die/der einen Vorschlag eingebracht hat, direkt anschreiben und ihr/ihm auf diese Weise Feedback zu ihrem/seinem Vorschlag geben. Den Verfasser eines Vorschlags findet man in der Informationsliste, rechts neben jedem Vorschlag.

Klickt man auf den Benutzernamen kann man dem Benutzer anschließend eine Nachricht senden (siehe Schriftliche Anleitungen für NutzerInnen, Punkt 13. Als NutzerIn andere NutzerInnen anschreiben).

5.2 Feedback für die gesamte Gruppe

Wenn der/die ModeratorIn/AdministratorIn Feedback zu einem Vorschlag geben will, das für alle NutzerInnen sichtbar sein soll, kann sie die Vorschläge mit „Status-Badges“ (siehe Anleitungen für NutzerInnen, Punkt 12. Status-Badges) kennzeichnen.

Will der/die ModeratorIn/AdministratorIn einen Vorschlag mit einem Badge kennzeichnen, wählt er/sie aus der Vorschlagsliste den entsprechenden Vorschlag aus und klickt auf „badge bearbeiten“.

In einem Popup-Fenster kann das Badge ausgesucht und gespeichert werden. Anschließend erscheint das Badge hinter dem Vorschlag.

Des Weiteren kann der/die ModeratorIn/AdministratorIn auf der Onlineplattform für alle NutzerInnen sichtbares Feedback geben, indem er/sie unterhalb des Vorschlags unter "Neue Diskussion anlegen" einen Kommentar einfügt. Dieser Kommentar ist in der Diskussion für alle NutzerInnen sichtbar.

5.3 Feedback für alle in einem Vorschlag aktiven NutzerInnen

Der/die ModeratorIn/AdministratorIn kann allen NutzerInnen Feedback geben, die sich an einem Vorschlag beteiligt haben. Dieses Feedback erreicht die NutzerInnen, die für oder gegen den Vorschlag gestimmt haben, diejenigen, die ihn kommentiert haben, und den/die VerfasserIn. Feedback für alle in einem Vorschlag aktiven NutzerInnen macht etwa dann Sinn, wenn man die Unterstützer eines Vorschlages vor einer Abstimmungsphase noch einmal gesondert dazu aufrufen will, für den Vorschlag abzustimmen.

Neben jedem Vorschlag befindet sich rechts oberhalb des Informationskasten der Button "Mitteilung".

Klickt man auf den Button, öffnet sich ein Fenster, in dem man eine Benachrichtigung schreiben und verschicken kann. Hierbei kann ausgewählt werden, ob die Verfasser, die Unterstützer oder die Gegner des Vorschlags angeschrieben werden sollen. Die Benachrichtigung wird als Emailbenachrichtigung an die NutzerInnen versendet.

6. Bei Missbrauch: Vorschläge und Kommentare löschen

Auch wenn es selten ist, kann es vorkommen, dass ein/eine NutzerIn einen Vorschlag oder einen Kommentar schreibt, der gegen den Verhaltenscodex von Adhocracy verstößt. Dies sind illegale oder unethische, diskriminierende, rechtsextreme, gewaltverherrlichende, sexistische oder beleidigende Beiträge. Siehe hierzu den Verhaltenscodex von Adhocracy.

Wenn der/die ModeratorIn/AdministratorIn einen Kommentar, der gegen den Codex verstößt, löschen möchte, sucht sie den Kommentar heraus und findet dort die Schaltfläche „löschen“.

Wenn Sie einen Vorschlag löschen möchten, finden sie auf der Vorschlagsseite oben dem Titel die Schaltfläche „löschen“.

7. NutzerInnen bei Missbrauch ermahnen

Der/die ModeratorIn/AdministratorIn kann NutzerInnen, die unethische oder beleidigende Beiträge eingeben, einzeln benachrichtigen und ermahnen. Dazu sucht man den/die NutzerIn auf der Mitgliederseite und klickt auf den Benutzernamen.

Anschließend klickt man auf den Button „Mitteilung“.

In dem sich öffnenden Pop-up-Fenster kann man eine Nachricht schreiben, die an die Emailadresse geschickt wird, mit der sich die NutzerIn angemeldet hat.

8. NutzerInnen aus dem Diskussionsprozess ausschließen

Stört ein/eine NutzerIn trotz Ermahnungen immer wieder, ohne konstruktive Beiträge zu machen, kann diese/r aus dem Diskussionsprozess ausgeschlossen werden. Dazu klickt man auf der Mitgliederseite auf den Benutzernamen des/der NutzerIn und ändert in der Informationsleiste unter „Nutzergruppen“ die Nutzerrolle auf „Beobachter“.

Durch den Beobachter-Status werden dem/der NutzerIn die Schreibrechte entzogen, er/sie kann allerdings noch lesend und damit passiv an der Diskussion teilhaben.

9. Benutzerbadges anlegen

Benutzerbadges sind kleine Etiketten, die neben Benutzernamen auftauchen. Die AdministratorIn kann sie anlegen, um mit ihnen die besondere Rolle oder Position von einem/einer NutzerIn sichtbar zu machen (siehe „Benutzerbadges“).

Denkbar als Benutzerbadge sind etwa „ModeratorIn“, „AdministratorIn“, oder „ProjektbegleiterIn“, etc. Die Badges können aber auch dazu verwendet werden, Mitglieder von Organisationen oder Amtsinhaber zu kennzeichnen, zum Beispiel „Pfadfinderschaft X“ oder „Jugendamtleiter“, „Schulleitung“, oder „BürgermeisterIn“.

Zum Anlegen eines Benutzerbadges gehen Sie über die Mitgliederseite auf „Bearbeiten“ hinter den Badges links in der Filter-Liste. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster.

Um ein neues Badge anzulegen, klicken Sie auf den Button „+Neu“.

Anschließend können Sie den angezeigten Namen des Badges, eine genauere Beschreibung und die Farbe wählen. Darunter können Sie entscheiden, ob das Badge für alle sichtbar sein soll.

Außerdem ist es möglich, jedes Benutzerbadge mit einem Nutzerrecht zu verbinden. Dies macht dann Sinn, wenn beispielsweise ein Team von mehreren Personen die Moderation übernimmt. Weist man diesen Personen das Badge „AdministratorIn“ zu, erhalten sie jeweils automatisch AdministratorInnenrechte. Unten können Sie entscheiden, ob das neu angelegte Badge andere Badges der NutzerInnen überschreiben soll.

10. NutzerIn ein Benutzerbadge geben

Will man eine/n NutzerIn mit einem Benutzerbadge kennzeichnen, klickt man auf den Benutzernamen in der Mitgliederliste. Anschließend klickt man rechts unter "Informationen" bei "Nutzerbadges" auf "bearbeiten".

In dem sich öffnenden Fenster kann man das entsprechende Badge auswählen, indem man ein Häkchen setzt und anschließend speichern.

Das Mitglied erscheint daraufhin in der Mitgliederliste mit dem Badge.

11. Nutzerrechte festlegen bzw. ändern

Die Nutzerrechte der einzelnen Mitglieder können durch den/die ModeratorIn/AdministratorIn manuell verändert werden. Dafür müssen Sie auf die Mitgliederseite gehen, und das Mitglied anklicken, dessen Rechte geändert werden sollen. Dann kann auf der rechten Seite die Benutzerrolle für das Mitglied definiert werden. Siehe auch: „NutzerInnen bei Missbrauch ermahnen“.

II Wichtigste Moderationsfunktionen für die voreingestellten Beteiligungsprozesse

Voreingestellte Prozesse

Eine Adhocracy-Gruppe besteht aus mehreren kombinierbaren Modulen: Vorschlagsseite, Termine, Beschlüsse, Kategorien. Diese Module werden in jeder Adhocracy-Gruppe passend zum laufenden Beteiligungsverfahren eingerichtet.

Unser Ziel ist es, die Prozessvoreinstellungen um erfolgreiche Beteiligungsverfahren zu erweitern, sodass AdministratorInnen nur noch das gewünschte Verfahren auswählen müssen. Anschließend erfolgt die Einrichtung der Adhocracygruppe automatisch. Es ist Aufgabe der AdministratorInnen, die Prozesseinstellungen der Adhocracygruppe unter „Erweiterten Einstellungen“ bei Bedarf weiter anzupassen. Die ModeratorInnen nehmen diese Einstellungen nicht vor, dennoch werden sie an dieser Stelle für Sie erklärt.

Derzeit gibt es fünf* Voreinstellungen für Beteiligungsprozesse:

Ideen sammeln
Ideen planen
Ideen verorten*
Texte gemeinsam bearbeiten
Bebauungsplanung*

*Zur Zeit sind noch nicht alle voreingestellten Beteiligungsprozesse auf Adhocracy.de verfügbar, werden aber bald auch dort implementiert. Melden Sie sich doch bei unserem Newsletter an, um über die neusten Updates informiert zu werden.

1. Die Voreinstellung „Ideen sammeln“ sollte genutzt werden, wenn mit NutzerInnen Ideen zu offenen Fragestellungen oder offenen Themen gesammelt werden soll. Die NutzerInnen können in diesem Verfahren ohne thematische Einschränkung ihre Themen, Interessen und Wünsche einbringen. Aus dem Verfahren geht hervor, was die NutzerInnen am meisten interessiert oder bewegt.

2. Die Voreinstellung „Ideen planen“ sollte für Projekte gewählt werden, bei denen die NutzerInnen online Vorschläge zur Umsetzung konkreter Vorhaben, Projekte oder Ideen machen sollen.

3. Die Voreinstellung „Texte gemeinsam bearbeiten“ sollte für Projekte gewählt werden, in denen vorhandene Texte, wie Beispielsweise Programme oder Vorderungen, gemeinsam weiterentwickelt werden sollen.

Im folgenden erklären wir Ihnen die möglichen Optionen und Einstellungen, die Sie als ModeratorIn in den voreingestellten Prozessen vornehmen können.

1. Wenn „Ideen sammeln“ aktiviert ist

Ist der Beteiligungsprozess „Ideen sammeln“ ausgewählt, können NutzerInnen Vorschläge einreichen, kommentieren und bewerten. So können sie vom offenen Dialogverfahren bis zur offenen Ideensammlung Ideen formulieren und die Umsetzung organisieren. Das bei diesem Prozess automatisch eingestellte Modul sind die "Vorschläge".

Im untenstehenden Abschnitt leiten wir Sie durch die möglichen Optionen und Einstellungen, die Sie als ModeratorIn in diesem voreingestellten Prozessen vornehmen können.

1.1 Sich einen Überblick über die Nutzeraktivität verschaffen (1): Gruppe folgen und Emailbenachrichtigungen einrichten

Um einen Überblick über die Aktivitäten in Ihrer Gruppe zu erhalten, können ModeratorInnen und AdminstratorInnen Ihrer Gruppe "folgen". Das bedeutet, dass sie Emailbenachrichtigungen zu den Aktivitäten in der Gruppe erhalten. Dazu klickt man auf der Übersichtsseite der Gruppe auf den Button "Gruppe folgen". Anschließend kann in den Benachrichtigungsfunktionen des Benutzerkontos eingestellt werden, dass grundsätzlich Emailbenachrichtigungen erhalten werden sollen und zu welchen Aktionen genau.

Um die Benachrichtigungssettings aufzurufen, fährt man mit der Maus auf den eigenen Benutzernamen in der obersten rechten Ecke des Bildschirms. In dem sich öffnenden Dropdown-Menü wählt man den Menüpunkt „Profil bearbeiten“ (siehe Anleitungen für NutzerInnen, Punkt 2. Benutzerprofil bearbeiten).

Anschließend klickt man in der linken Menüführung auf "Benachrichtigungen" und wählt die unterste Einstellung aus. Nach dem Speichern erhält man Emailbenachrichtigungen zu allen Aktivitäten in der Gruppe.

1.2 Sich einen Überblick über die Nutzeraktivität verschaffen (2): Vorschläge filtern

Die wichtigste Seite für die/den ModeratorIn ist die Vorschlagsseite. Mit Hilfe der Filter-Funktion können Sie sich schnell einen Überblick über die Beiträge auf der Adhocracygruppe verschaffen. Die Liste umfasst die zum Clustern von Vorschlägen eingestellten Kategorien, Badges für Vorschläge, Benutzerbadges, Status Badges und Tags (Schagworte). Diese werden nur angezeigt, wenn sie in der Gruppe durch den/die ModeratorIn angelegt worden sind.

Durch das Klicken auf einen der Filter werden die entsprechenden Beiträge herausgefiltert und nur diese angezeigt. Durch das klicken auf „Zurücksetzen“ können die gewählten Filter wieder herausgenommen werden.

1.3 Vorschläge sortieren und kennzeichnen: „Badges für Vorschläge" und "Status-Badges"

Badges sind Etiketten, mit deren Hilfe ModeratorInnen Vorschläge kennzeichnen können. Durch „Badges für Vorschläge" oder „Status-Badges“ erhalten NutzerInnen auf einen Blick Informationen zu den Vorschlägen.

„Badges für Vorschläge" können von den ModeratorInnen passend zum Beteiligungsprozess selbst benannt werden. Die Bennenungen sollten für die NutzerInnen Sinn ergeben, sie sollten sofort verstanden werden können. Sinnvoll wären in einem Beteiligungsprojekt, das mehrere Phasen hat, zum Beispiel „Badges“, die die Vorschläge der unterschiedlichen Phasen unterscheiden: zum Beispiel „Diskussionsphase 1“, „Diskussionsphase 2“ oder „Endabstimmung“.

"Status-Badges" sind kleine Piktogramme für Vorschläge, mit denen ModeratorInnen für die NutzerInnen sichtbar machen können, in welchem Bearbeitungsstand ein Vorschlag gerade ist. Ist ein Vorschlag im Lauf des Beteiligungsprozesses gelesen, diskutiert, umgesetzt oder abgelehnt worden, können ModeratorInnen den Vorschlag mit dem entsprechenden "Status-Badge" kennzeichnen, etwa: "In Diskussion", "Angenommen", "Abgelehnt", "In Abstimmung", etc. (siehe auch Punkt 5.2 "Feedback für die gesamte Gruppe").

1.3.1 "Badges für Vorschläge" anlegen/ändern

Um ein „Badge für Vorschläge" anzulegen, klicken Sie in der Filter-Liste auf den Button „bearbeiten“ hinter „Badges“. Es öffnet sich ein sogenanntes Pop-Up-Fenster, in dem neue Badges angelegt und bearbeitet werden können.

Durch klicken auf „+Neu“ kann ein neues Badge angelegt werden.

Badges für Vorschläge können der/die ModeratorIn passend zum Projekt selbst benennen. Dazu schreiben Sie einen Begriff unter „Titel des Badges“. Im Feld „Beschreibung des Badges“ erläutern Sie, was der Badge genau bedeutet, z.B. dass „In Bearbeitung“ bedeutet, dass der Vorschlag zur Zeit von den ModeratorInnen besprochen wird. Zuletzt können Sie die Farbe des Vorschlagbadges bestimmen und ob der Badge für alle oder nur für ModeratorInnen und ModeratorInnen sichtbar sein soll. Durch das klicken von „Speichern“ wird das Badge gespeichert.

"Badge für Vorschläge" ändern oder löschen

Um ein bestehendes "Badge für Vorschläge" zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie in der Vorschlagsliste neben "Badge" auf "bearbeiten". Im Pop-Up-Fenster klicken Sie neben dem Badge auf den Button "bearbeiten" bzw. „löschen“.

1.3.2 "Status-Badges" anlegen/ändern

Im Gegensatz zu „Badges“ für Vorschläge sind Status-Badges kleine Piktogramme, die in allen Adhocracygruppen vorangelegt sind und den ModeratorInnen fürs Feedback zur Verfügung stehen. ModeratorInnen können die Status-Badges nutzen, um den Bearbeitungsstand eines Vorschlags erkennbar zu machen. Die zur Wahl stehenden Status-Badges sind: „In Bearbeitung“, „In Diskussion“, „In Abstimmung“, „Angenommen“, „Abgelehnt“, und „Off Topic“. Diese Beschriftungen werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus über ein Status-Badge fahren.

Um ein neues Status-Badge anzulegen, klicken Sie in der Filter-Liste rechts auf der Vorschlagsseite auf „Bearbeiten“ hinter „Status“. In einem Popup-Fenster können Sie ein neues Status-Badge anlegen und bearbeiten. Status-Badges werden ähnlich wie Vorschlags-Badges angelegt, folgen Sie den Schritten, die in Punkt 1.3.1 "Badges für Vorschläge" anlegen/ändern" beschrieben sind.

Der entscheidende Unterschied ist, dass bei "Status-Badges" ein Miniaturbadge hochladen werden kann. Wegen der Bildqualität empfiehlt es sich dabei .png-Dateien hochzuladen.

"Status-Badge" ändern oder löschen

Um ein bestehendes "Status-Badge" zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie in der Vorschlagsliste neben "Status" auf "bearbeiten". Im Pop-Up-Fenster klicken Sie neben dem Status-Badge auf den Button "bearbeiten" bzw. „löschen“.

1.3.3 Einen Vorschlag mit einem Badge kennzeichnen

Wollen Sie einen Vorschlag mit einem Status-Badge kennzeichnen, müssen Sie den Vorschlag zunächst in der Vorschlagsliste heraussuchen. Neben dem Vorschlag befindet sich ein grauer Button: „badge bearbeiten“. Klicken Sie auf den Button, öffnet sich ein Pop-Up-Fenster.

In diesem Fenster sind alle „Badges“ für Vorschläge und „Status“-Badges, die in Ihrer Adhocracygruppe angelegt sind, aufgelistet. Wählen Sie das Status-Badge aus, das Sie vergeben wollen, und klicken Sie auf „Speichern“. Das Status-Badge erscheint anschließend in der Vorschlagsliste vor dem Vorschlag.

1.4 Themen clustern: mit "Kategorien" arbeiten

Kategorien können bei Bedarf dazu verwendet werden, die Onlinediskussion in "Themenbereiche" zu unterteilen. Soll beispielsweise in einem Beteiligungsverfahren über Naturschutz über die Themen „Müllvermeidung“, „umweltfreundliche Energie“ und „Gewässerschutz“ diskutiert werden, können diese Themen als Kategorien in der Adhocracygruppe angelegt werden. Die NutzerInnen können sodann ihre Vorschläge auf eine der Kategorien beziehen.

Es gibt zwei Wege, Kategorien auf Adhocracy einzusetzen:

Kategorien können als „einfache“ Themensortierung der Vorschlagsliste angelegt werden. Sie tauchen in der Vorschlagsliste auf der rechten Seite in den Filtern auf. Durch Klick auf eine der Kategorien können NutzerInnen und ModeratorInnen sich die Vorschläge in dieser Kategorie anzeigen lassen.

Kategorien können von der oder dem AdmnistratorIn als eigene Seite in der Gruppe eingerichtet werden. Die Kategorien tauchen dann als Modul in der Menüführung der Adhocracygruppe auf. Die NutzerInnen können durch Klick auf „Kategorien“ auf die Seite gelangen und dort die Kategorien als kleine Kacheln dargestellt vorfinden. Die Kacheln enthalten je ein Bild und einen frei editierbaren Text, der die Kategorie beschreibt.

1.4.1 Kategorien als thematische Sortierung in "Vorschlägen"

Kategorien als einfache, thematische Sortierung der Vorschläge können Sie als ModeratorIn selbst anlegen. Dazu gehen Sie auf die Vorschlagseite und klicken neben „Kategorien“ auf den „Bearbeiten“ Button.

In dem sich öffnendem Pop-Up-Fenster können Sie eine Kategorie durch klicken von „+Neu“ anlegen.

Wenn sie auf „+Neu“/“Bearbeiten“ klicken öffnet sich ein neues Fenstern, in dem Sie die Kategorie anlegen/bearbeiten können.

Sie können der Kategorie einen Titel und eine Beschreibung geben und die Farbe des Kategorien-Badges der angelegten Kategorie bestimmen. Außerdem können Sie wählen, ob die Kategorie für alle NutzerInnen sichtbar ist. Sie können zudem Ober- und Unterkategorien anlegen (als Eltern- und Kindkategorien). Dies macht zum Beispiel Sinn, wenn Sie in Ihrer Adhocracygruppe eine Überkategorie zum Thema „Umwelt“ einrichten, und Unterkategorien zu den Themen „Müllvermeidung“, „umweltfreundliche Energie“ und „Gewässerschutz“.

Durch "Einfluss" können Sie bestimmen, wo die Kategorie in der LIste angezeigt wird. Positiver Einfluss bewirkt, dass die Kategorie weiter oben angezeigt wird, negativer EInfluss, dass die Kategorie weiter unten in der LIste/auf der Kategorienseite angezeigt wird.

Über- und Unterkategorien anlegen

Um eine Überkategorie anzulegen, wählen Sie bei der Rubrik „Elternkategorie“ die Option „Keine Elternkategorie“ aus. Die Kategorie wird dann als neue „Eltern“- (also Über-) Kategorie angelegt. Anschließend klicken Sie auf Speichern und wiederholen den Prozess, um eine Unterkategorie anzulegen: Klicken Sie auf „+Neu“ und legen eine neue Kategorie an. Wiederholen Sie alle Schritte genauso wie beim ersten Mal, wählen Sie bei der Rubrik „Elternseite“ aber im Dropdownmenü die nun angezeigte Überkategorie aus. Die angelegte Unterkategorie wird dann nach dem Speichern als Unterkategorie der Überkategorie angezeigt. Falls es Unterkategorien gibt, kann man unter auswählen wie die Elternkategorie heißt. Der Einfluss ist irrelevant für die Kategorienseite.

1.4.2 Kategorien als eigene Seite

Wenn Kategorien als eigene Seite gewünscht sind, wenden Sie sich bitte an Ihre/n AdministratorIn. Er/sie kann die Seite wie in diesem Kapitel unter Punkt 3: „Weitere Einstellungen“ beschrieben, einrichten.

Die einzelnen Kategorien können Sie als ModeratorIn sodann bearbeiten, wie unter Punkt 1.4.1 "Kategorien als thematische Sortierung in "Vorschlägen" beschrieben. Dazu finden Sie auf der Kategorienseite den Button "Bearbeiten" neben dem Titel "Kategorien".

1.4.3 Kategorien von Vorschlägen ändern oder löschen

Egal, ob Sie in Ihrem Projekt Kategorien als thematische Sortierung in "Vorschlägen" verwenden oder als eine eigene Seite, Sie können jede bestehende Kategorie ändern oder löschen. Dazu klicken Sie zunächst auf den „Bearbeiten“-Button neben „Kategorien“ in der Vorschlagsliste oder auf der Kategorienseite.

In dem sich öffnendem Pop-Up-Fenster suchen Sie die gewünschte Kategorie in der Liste bereits bestehender Kategorien und klicken auf den nebenstehenden Button „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Angaben zur Kategorie. Die vorhandenen Angaben können einfach überschrieben und gespeichert werden. Um eine bestehende Kategorie zu löschen, neben der gemeinten Kategorie auf den Button „löschen“ klicken.

2. Wenn "Ideen planen" aktiviert ist

Die Voreinstellung „Ideen planen“ wird für Projekte genutzt, bei denen die NutzerInnen online Vorschläge zur Umsetzung konkreter Vorhaben oder Projekte machen sollen.
Wenn dieser Beteiligungsprozess aktiviert ist, können TeilnehmerInnen Vorschläge erstellen und mit Terminen verbinden. Der Prozess "Ideen planen" kann auf dem zuvor durchgeführten Prozess "Ideen sammeln" aufbauen.

Das bei diesem Prozess automatisch eingestellte Modul sind die "Termine".

Im untenstehenden Abschnitt leiten wir Sie durch die möglichen Optionen und Einstellungen, die Sie als ModeratorIn in diesem voreingestellten Prozessen vornehmen können.

2.1 Mit "Terminen" arbeiten

Das Modul „Termine“ gibt Ihnen die Möglichkeit, auf Adhocracy Online- oder Offlinetermine im Projektverlauf anzukündigen. Durch diese Funktion können Sie online den Auftakt bzw. Beginn eines neuen Projektes ankündigen oder (Offline-)Treffen wie Veranstaltungen, Ideenwerkstätten oder Diskussions- und Planungstreffen bekanntmachen. Sie können zudem einzelne Prozessphasen voneinander unterscheiden und ankündigen.

Einen Termin anlegen oder ändern

Um einen neuen Termin anzulegen, klicken Sie auf der Terminseite auf „Einen neuen Termin anlegen“ oben rechts über dem Kalender. Geben Sie dem Termin einen Titel und beschreiben Sie in dem Feld „Kurze Beschreibung des Termins“ Datum, Ziel und Ort der Veranstaltung. Zusätzlich zu den schriftlichen Informationen können Sie Fotos, Bilder und Videos in das Beschreibungsfeld einbetten (siehe „Bilder und Videos in den Startseitentext einbetten“).

Sind in der Adhocracygruppe Kategorien angelegt, kann man einen Termin auf eine angelegte Kategorie beziehen.

Nach dem Abspeichern ist der Termin unter dem Menüpunkt „Termine“ gelistet, und im Kalender zu finden.

2.2 Sich einen Überblick über die Nutzeraktivität verschaffen: Gruppe folgen und Emailbenachrichtigungen einrichten

Siehe Kapitel "Wichtigste Moderationsfunktionen für die voreingestellten Beteiligungsprozesse", Abschnitt 1.1 Sich einen Überblick über die Nutzeraktivität verschaffen (1): Gruppe folgen und Emailbenachrichtigungen einrichten.

2.3 Vorschläge sortieren und kennzeichnen: "Badges für Vorschläge" und "Status-Badges"

Siehe Kapitel "Wichtigste Moderationsfunktionen für die voreingestellten Beteiligungsprozesse", Abschnitt 1.3 Vorschläge sortieren und kennzeichnen: "Badges für Vorschläge" und "Status-Badges".

2.4 Themen clustern: mit "Kategorien" arbeiten

Siehe Kapitel "Wichtigste Moderationsfunktionen für die voreingestellten Beteiligungsprozesse", Abschnitt 1.4 Themen clustern: mit "Kategorien" arbeiten

3. Wenn „Texte gemeinsam bearbeiten“ aktiviert ist

Die Voreinstellung „Texte gemeinsam bearbeiten“ sollte für Projekte gewählt werden, in denen vorhandene Texte, wie Beispielsweise Programme, Positionspapiere oder Satzungen, gemeinsam weiterentwickelt werden sollen. Ist der Beteiligungsprozess „Gemeinsam Texte bearbeiten“ ausgewählt, können NutzerInnen online eingestellte Texte Abschnitt für Abschnitt diskutieren und Änderungsvorschläge machen. Das bei diesem Prozess automatisch eingestellte Modul sind die "Beschlüsse". Was "Beschüsse" sind und wie sie verwendet werden wird weiter unten erklärt.

Im untenstehenden Abschnitt leiten wir Sie durch die möglichen Optionen und Einstellungen, die Sie als ModeratorIn in diesem voreingestellten Prozessen vornehmen können.

3.1 Was sind "Beschlüsse" und wo finde ich sie?

"Beschlüsse" sind Texte, Dokumente oder Bebauungspläne, die auf Adhocracy zur Diskussion eingestellt werden. Die TeilnehmerInnen können online Änderungsvorschläge zum eingestellten Dokument oder Text machen, die wiederum offen zur Diskussion und Bewertung stehen. Darüber hinaus ist es auch möglich, "Beschlüsse" abschnittsweise gemeinsam zu verfassen, in dem die Jugendlichen Textabschnitte selber hinzufügen und die der anderen kommentieren/verändern. Je nach der durch die AdministratorIn vorgenommene Einrichtung der Adhocracygruppe, können auch NutzerInnen Beschlüsse formulieren, bzw. verändern.

Alle Beschlüsse sind auf der Beschluss-Seite in der oberen Menüführung der Gruppe zusammengefasst und werden je nach Einrichtung der Adhocracygruppe entweder als Kachel mit Bild oder als Text dargestellt:

Unter dem Titel des Beschlusses werden immer die aktuellen Aktivitäten der zugehörigen Diskussion angezeigt.

3.2 Einen neuen "Beschluss" anlegen/ändern

Um einen neuen Beschluss anzulegen, klicken Sie auf der Beschluss-Seite auf „Einen neuen Beschluss anlegen“.

Zunächst kann dem Beschluss ein Titel geben werden (1) und es kann im Dropdownmenü ausgewählt werden, auf welche Kategorie sich der Beschluss bezieht (2). In dem Feld „Inhalt des Beschlusses“ kann ein Text eingegeben werden (3), der technisch der erste Absatz des Beschlusses ist. Der eingegebene Text kann sowohl der erste Absatz als auch die Präambel einer Satzung oder ähnliches sein.

Es gibt generell zwei verschiedene Formen, wie NutzerInnen Beschlüsse kommentieren können. Zum einen können NutzerInnen Änderungsvorschläge zu einzelnen Beschlüsse machen, die dann als Änderungsvorschläge des ganzen Beschlusses gelten und angezeigt werden. Zum anderen gibt es die Option, einen angelegten Beschluss um neue Absätze zu ergänzen und absatzweise zu bearbeiten. Die zweite Form heißt „Abschnittsweise kommentieren“ und kann durch das anklicken von „Stelle Unterbeschlüsse als Abschnitte dar“ aktiviert werden (5).

Die Funktion „Als Container für andere Beschlüsse verwenden“ (4) bedeutet, dass Sie eine Überkategorie für weitere Beschlüsse anlegen können. Der Text wird dann als Beschreibung des Containers fungieren. Mit dieser Funktion können Beschlüsse auf der Beschlussseite geordnet und übersichtlicher gestaltet werden. Die/der AdministratorIn kann die Beschlussseite so konfigurieren, dass die Container und Beschlüsse – ähnlich wie Kategorien – als kleine Kacheln mit Bildern dargestellt werden.

Um das Dokument abschnittsweise kommentieren zu können, einfach den Haken bei „Stelle Unterbeschlüsse als Absätze dar“ gesetzt lassen (5). Wird dieser Haken nicht gesetzt, wird ein „klassisches“ Beschluss-Dokument angelegt, das zur Gliederung bei vielen Texten als Elterndokument genutzt werden kann. Nutzt man die Funktion „Stelle Unterbeschlüsse als Absätze dar“, kann über zwei weitere Haken (6 und 7) festgelegt werden, ob der Absatz über die Funktion „Kommentare“ und „Änderungsvorschläge“ verfügen soll. Die Funktionen können einzeln, beide zusammen oder beide nicht ausgewählt werden. Für jeden weiteren Absatz können diese Funktionen einzelnen definiert werden, wodurch in einem Dokument Bilder beispielsweise nur kommentiert, Texte verändert und Beschreibungen gar nicht bearbeitet werden können.

Es wird empfohlen, die Markdownformatierung für die Texte (8) zu verwenden. Anhand der Markdownformatierung können beispielsweise Überschriften verwendet und Bilder eingebettet werden. Wenn die Kachel-Ansicht der Beschluss-Seite aktiviert ist, haben Sie auch die Möglichkeit, dem Beschluss bzw. Container ein Logo (9) zugeben, dass auf der Beschlussseite angezeigt wird.

Unter (10) können relevante Tags eingefügt werden. Des Weiteren ist es möglich, Beschlüsse einer Kategorie oder einem Container zu- bzw. unterzuordnen (11). Ist die Terminfunktion aktiviert und bereits ein Termin eingetragen, kann man im Dropdownmenü einstellen, dass sich der neuangelegte Beschluss (Container) auf diesen bezieht. Nach der Speicherung wird der erste Absatz des Beschlusses angezeigt.

3.4 Sich einen Überblick über die Nutzeraktivität verschaffen: Gruppe folgen und Emailbenachrichtigungen einrichten

Siehe Kapitel II "Wichtiste Moderationsfunktionen für die voreingestellten Beteiligungsprozesse", Abschnitt 1.1 Sich einen Überblick über die Nutzeraktivität verschaffen (1): Gruppe folgen und Emailbenachrichtigungen einrichten.

4. Weitere Einstellungsmöglichkeiten

Welche weiteren Einstellungsmöglichkeiten gibt es und wann ist es sinnvoll, sie einzurichten?

In diesem Abschnitt werden die Optionen erklärt, die in den oben beschriebenen voreingestellten Prozessen nicht konfiguriert sind. Es gibt 2 Einstellungsmöglichkeiten, die Sie in bestimmten Fällen für ihren Beteiligungsprozess aktivieren können: die "Kategorien" und die "Termine".

4.1 Die Kategorienseite

Kategorien helfen Vorschläge thematisch zu organisieren und zu sortieren (siehe "Anleitungen für AdministratorInnen", Abschnitt). Es gibt die Möglichkeit, verschiedene Kategorien auf einer extra Seite anzuzeigen, auf der Kategorienseite.

Wie richte ich die Kategorienseite ein?

Wenn Kategorien als eigene Seite gewünscht sind, wenden Sie sich bitte an Ihre/n AdministratorIn. Er/sie kann die Seite unter „Einstellungen“ einrichten (mehr Infos unter Anleitungen für Administratoren).

Wie lege ich eine neue Kategorie an?

Wie eine neue Kategorie angelegt wird, wird unter "Anleitung für AdministratorInnen", Abschnitt "1.4 Themen clustern: mit "Kategorien" arbeiten" erklärt.

4.2 Die Terminseite

Einen Termin anlegen oder ändern

Um einen neuen Termin anzulegen, klicken Sie auf der Terminseite auf „Einen neuen Termin anlegen“ oben rechts über dem Kalender.

Geben Sie dem Termin einen Titel und beschreiben Sie in dem Feld „Kurze Beschreibung des Termins“ Datum, Ziel und Ort der Veranstaltung. Zusätzlich zu den schriftlichen Informationen können Sie Fotos, Bilder und Videos in das Beschreibungsfeld einbetten (siehe „Bilder und Videos in den Startseitentext einbetten“).

Sind in der Adhocracygruppe Kategorien angelegt, kann man einen Termin auf eine angelegte Kategorie beziehen. Nach dem Abspeichern ist der Termin unter dem Menüpunkt „Termine“ gelistet, und im Kalender zu finden.